PPWR-Lieferantendaten und Nachweise verwalten
Das Datenblatt ist da. Zu welcher Verpackung gehört es?
Eine Spezifikation kommt per E-Mail, der Prüfbericht liegt im Einkauf und die Konformitätserklärung in einem anderen Ordner. Spätestens bei einer Kundenanfrage muss jemand die Dateien zusammenführen und ihren Bezug prüfen.
PakPruvo unterstützt Sie dabei, Unterlagen im Produktkontext abzulegen und passenden Objekten zuzuordnen. Ab Professional führen Sie zusätzlich Lieferantenkontakte und verknüpfen Lieferanten mit Verpackungskomponenten.
Für Einkauf, Qualitätssicherung und Produktverantwortliche
Diese Seite richtet sich an Teams, die Verpackungsdaten bei Lieferanten beschaffen, Unterlagen prüfen und Informationen für Kunden oder interne Prüfungen zusammenstellen. Sie ist besonders relevant, wenn mehrere Lieferanten an einer Verpackung beteiligt sind oder sich Spezifikationen regelmäßig ändern.
Welche Probleme Sie damit bearbeiten können
Ansprechpartner und Dokumente sind getrennt abgelegt
In der Lieferantenverwaltung erfassen Sie unter anderem Name, Land, Kontaktdaten und Notizen. Verpackungskomponenten können Lieferantenbezüge erhalten. So steht der Ansprechpartner neben den Daten, zu denen Rückfragen entstehen.
Ein Dokument wird für mehrere Bestandteile herangezogen
Ein allgemeines Datenblatt deckt nicht automatisch jede Verwendung ab. In PakPruvo legen Sie für eine Dokumentzuordnung einen Bezug fest, etwa zum Produkt, zu einer Komponente, einem Material oder einem Lieferanten. Ob der Inhalt die konkrete Verwendung abdeckt, prüft Ihr Team.
Eine neue Spezifikation ersetzt die bisherige Grundlage
Sie müssen prüfen, welche Angaben und Unterlagen betroffen sind. Die neuen Dateien lassen sich zuordnen und die Verpackungsdaten bearbeiten. Bei gemeinsam verwendeten Verpackungsdaten unterstützt die Bibliothek ab Professional die Arbeit mit ausgewählten Versionsständen.
Beispiel: Ein Glas, drei Lieferanten
Für ein abgefülltes Produkt beziehen Sie Glasbehälter, Verschluss und Etikett von unterschiedlichen Unternehmen. Die Komponenten erhalten eigene Angaben. Sie hinterlegen beispielsweise die Glasspezifikation beim Behälter, die Unterlagen zum Verschluss bei dieser Komponente und eine Materialspezifikation zum Etikett bei dessen Bezug.
Ändert sich die Beschichtung des Verschlusses, kann Ihr Team gezielt die dazugehörigen Angaben und Unterlagen prüfen. Eine neue Datei bestätigt dabei nicht automatisch, dass die bisherige Erklärung weiterhin passt.
Von der Lieferantenantwort zur zugeordneten Unterlage
Die Anfrage beim Lieferanten erfolgt über Ihre bestehenden Kommunikationswege. PakPruvo dient der anschließenden Ablage und Zuordnung.
- Bedarf klären: Feststellen, zu welchen Komponenten Angaben oder Nachweise fehlen.
- Unterlagen anfordern: Den Lieferanten über Ihre bestehenden Wege kontaktieren und die betreffende Verpackung oder Spezifikation benennen.
- Dateien ablegen: Verfügbare Dokumente im Produktkontext erfassen und Status- sowie Gültigkeitsangaben pflegen.
- Bezug auswählen: Die Unterlage dem passenden Produkt, einer Komponente, einem Material, einem Lieferanten oder einer Konformitätserklärung zuordnen. Auch benutzerdefinierte Felder können als Bezug dienen.
- Inhalt prüfen: Kontrollieren, ob Dokument, Datenstand und vorgesehene Verwendung zusammenpassen. Offene Fragen mit dem Lieferanten klären.
Welche Unterlagen kommen infrage?
- Technische Spezifikationen und Materialdatenblätter.
- Prüfberichte und Lieferantennachweise.
- Unterlagen zu Rezyklat- oder Recyclingangaben.
- Zeichnungen und weitere produkt- oder verpackungsbezogene Dokumente.
Dokumentart, Status und Gültigkeitsangaben helfen bei der Einordnung. Welche Unterlagen erforderlich sind und ob sie ausreichen, hängt von Verpackung, Verwendung und den anwendbaren Anforderungen ab.
Was eine Zuordnung aussagt
Eine Zuordnung macht den gewählten Bezug eines Dokuments sichtbar. Sie ist keine automatische Prüfung seines Inhalts. Ein Rezyklatwert an einer Materialzeile wird beispielsweise nicht allein dadurch bestätigt, dass beim Lieferanten ein Dokument hinterlegt wurde.
Die fachliche Verbindung zwischen Wert, Spezifikation und Beleg muss aus Ihren Angaben und dem Inhalt der Unterlage hervorgehen. Aus dieser Arbeit entsteht eine Daten- und Dokumentenbasis für Ihre technische Dokumentation.
Fragen zu Lieferantendaten und Nachweisen
Können Lieferanten ihre Dokumente selbst hochladen?
Ein separates Lieferantenportal gehört nicht zum hier beschriebenen Funktionsumfang. Ihr Team übernimmt die Unterlagen und pflegt sie in PakPruvo. Die Kommunikation mit dem Lieferanten erfolgt über Ihre bestehenden Wege.
Prüft PakPruvo den Inhalt hochgeladener PDFs?
Eine Datei wird durch das Hochladen nicht fachlich validiert. Ihr Team prüft Inhalt, Geltungsbereich und gegebenenfalls Signaturen oder Normenangaben.
Werden unsere Lieferantenunterlagen öffentlich?
Intern gespeicherte Nachweise erscheinen nicht automatisch auf der öffentlichen Produktseite. Eine bereitgestellte ausgestellte Konformitätserklärung kann dort gesondert zum Download angeboten werden.
Können wir sämtliche Nachweise als Audit-ZIP exportieren?
Der Audit-Export ab Professional enthält strukturierte Daten, das Änderungsprotokoll und verfügbare ausgestellte oder ersetzte Erklärungs-PDFs. Intern gespeicherte Lieferantenunterlagen und Prüfberichte werden nicht automatisch als Dateien in dieses Paket aufgenommen.
Besprechen wir Ihren Weg vom Lieferanten zum Produktdatensatz
Nennen Sie uns die beteiligten Abteilungen, typische Dokumente und die Stellen, an denen heute Rückfragen entstehen. Wir gehen mit Ihnen durch, wie Sie diese Angaben und Unterlagen in PakPruvo organisieren können.
Gespräch zur Nachweisverwaltung anfragen
Weitere Informationen
Die Verantwortung für die Auswahl und fachliche Bewertung der Unterlagen bleibt beim Unternehmen. Allgemeine Informationen zur PPWR stellt die EU-Kommission bereit.