Zarządzanie danymi dostawców i dowodami PPWR

Karta danych dotarła. Do którego opakowania należy?

Specyfikacja przychodzi e-mailem, raport z badań znajduje się w zakupach, a deklaracja zgodności w innym folderze. Najpóźniej przy zapytaniu klienta ktoś musi połączyć pliki i sprawdzić ich odniesienia.

PakPruvo pomaga przechowywać dokumenty w kontekście produktu i przypisywać je do właściwych obiektów. Od Professional prowadzisz też kontakty dostawców i łączysz dostawców z komponentami opakowań.

Omówmy przechowywanie i przypisywanie · Zobacz plany

Dla zakupów, zapewnienia jakości i osób odpowiedzialnych za produkt

Ta strona jest przeznaczona dla zespołów pozyskujących dane opakowań od dostawców, oceniających dokumenty i przygotowujących informacje dla klientów lub kontroli wewnętrznych. Jest szczególnie istotna przy kilku dostawcach jednego opakowania lub regularnych zmianach specyfikacji.

Jakimi problemami można się zająć

Kontakty i dokumenty są przechowywane oddzielnie

W zarządzaniu dostawcami rejestrujesz m.in. nazwę, kraj, dane kontaktowe i notatki. Komponenty mogą mieć powiązania z dostawcami. Osoba kontaktowa jest dostępna obok danych rodzących pytania.

Jeden dokument służy kilku częściom

Ogólna karta danych nie obejmuje automatycznie każdego zastosowania. W PakPruvo określasz odniesienie dokumentu, np. do produktu, komponentu, materiału lub dostawcy. Zespół ocenia, czy treść obejmuje konkretne zastosowanie.

Nowa specyfikacja zastępuje dotychczasową podstawę

Trzeba sprawdzić, które dane i dokumenty są objęte zmianą. Nowe pliki można przypisać i edytować dane opakowań. Przy danych wspólnych biblioteka od Professional wspiera pracę z wybranymi wersjami.

Przykład: słoik, trzech dostawców

Do napełnianego produktu kupujesz szklany pojemnik, zamknięcie i etykietę od różnych firm. Komponenty mają własne dane. Przykładowo specyfikację szkła zapisujesz przy pojemniku, dokumenty zamknięcia przy tym komponencie, a specyfikację materiału etykiety przy jej odniesieniu.

Jeżeli zmienia się powłoka zamknięcia, zespół może celowo ocenić powiązane dane i dokumenty. Nowy plik nie potwierdza automatycznie dalszej adekwatności dotychczasowej deklaracji.

Od odpowiedzi dostawcy do przypisanego dokumentu

Zapytanie do dostawcy odbywa się dotychczasowymi kanałami komunikacji. PakPruvo służy do późniejszego przechowywania i przypisywania.

1. Ustalić potrzeby: określić komponenty, dla których brakuje danych lub dowodów.
2. Poprosić o dokumenty: skontaktować się z dostawcą dotychczasową drogą i wskazać opakowanie lub specyfikację.
3. Zapisać pliki: wprowadzić dokumenty w kontekście produktu i prowadzić status oraz ważność.
4. Wybrać odniesienie: przypisać dokument do produktu, komponentu, materiału, dostawcy lub deklaracji zgodności. Pola niestandardowe również mogą być odniesieniem.
5. Sprawdzić treść: ocenić zgodność dokumentu, wersji danych i planowanego użycia. Wyjaśnić otwarte pytania z dostawcą.

Jakie dokumenty wchodzą w grę?

• Specyfikacje techniczne i karty materiałów.
• Raporty z badań i dowody od dostawców.
• Dokumenty dotyczące recyklatu lub informacji o recyklingu.
• Rysunki i inne dokumenty związane z produktem lub opakowaniem.

Typ, status i ważność pomagają uporządkować dokumenty. To, jakie dokumenty są wymagane i czy wystarczą, zależy od opakowania, zastosowania i właściwych wymagań.

Co oznacza przypisanie

Przypisanie pokazuje wybrane odniesienie dokumentu. Nie jest automatyczną oceną treści. Przykładowo wartość recyklatu w wierszu materiału nie zostaje potwierdzona tylko dlatego, że u dostawcy zapisano dokument.

Merytoryczny związek wartości, specyfikacji i dowodu musi wynikać z Twoich danych i treści dokumentu. Ta praca tworzy bazę danych i dokumentów dla dokumentacji technicznej.

Pytania o dane dostawców i dowody

Czy dostawcy mogą sami przesyłać dokumenty?

Osobny portal dostawców nie należy do opisanych funkcji. Zespół przejmuje dokumenty i prowadzi je w PakPruvo. Komunikacja korzysta z dotychczasowych kanałów.

Czy PakPruvo ocenia przesłane PDF?

Przesłanie pliku nie stanowi merytorycznej walidacji. Zespół ocenia treść, zakres i ewentualne podpisy lub odniesienia do norm.

Czy dokumenty dostawców będą publiczne?

Wewnętrzne dowody nie pojawiają się automatycznie na stronie publicznej. Udostępniona wystawiona deklaracja może być oferowana tam oddzielnie do pobrania.

Czy wszystkie dowody można wyeksportować do ZIP audytowego?

Eksport od Professional zawiera dane strukturalne, dziennik zmian i dostępne PDF wystawionych lub zastąpionych deklaracji. Wewnętrzne dokumenty dostawców i raporty z badań nie trafiają automatycznie do pakietu jako pliki.

Omówmy drogę od dostawcy do danych produktu

Podaj zaangażowane działy, typowe dokumenty i miejsca, w których dziś pojawiają się pytania. Omówimy organizację tych informacji i dokumentów w PakPruvo.

Umów rozmowę o zarządzaniu dowodami

Dalsze informacje

• Dane opakowań i komponenty
• Dokumentacja techniczna
• Dokumentowanie recyklatu

Odpowiedzialność za wybór i merytoryczną ocenę dokumentów pozostaje po stronie firmy. Ogólne informacje udostępnia Komisja Europejska.