Strukturalne zarządzanie danymi dostawców i dowodami PPWR
Strukturalnie rejestruj i sprawdzaj dane dostawców oraz dowody w procesach PPWR i przypisuj je do opakowań, komponentów i materiałów.
Część informacji, których firmy potrzebują do dokumentacji opakowań, nie powstaje w samej firmie.
Dane materiałowe, specyfikacje i inne dokumenty często pochodzą od dostawców.
PPWR uwzględnia właśnie ten przepływ informacji. Zgodnie z artykułem 16 dostawcy muszą udostępnić wytwórcy informacje i dokumenty potrzebne do wykazania zgodności opakowania i materiałów opakowaniowych. Obejmuje to także dokumentację techniczną, o ile jest wymagana według właściwych przepisów. Informacje można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej.
Dla firm wynika z tego praktyczne zadanie: Jak dane dostawców trafiają do właściwego opakowania, właściwego komponentu i powiązanych dowodów?
PakPruvo włącza dane dostawców i dowody w istniejący proces opakowań.
To nie jest porada prawna i nie ma automatycznego ustalania zgodności. Merytoryczna kontrola i zatwierdzenie pozostają po stronie odpowiedzialnej firmy.
Dlaczego dane dostawców są ważne w procesie PPWR?
Nie wszystkie dane o opakowaniu można wygenerować wewnętrznie.
Informacje o materiałach, składzie lub innych właściwościach często pochodzą od dostawcy opakowania lub materiału opakowaniowego.
Do tego dochodzą dokumenty, którymi dane są dokumentowane lub potwierdzane.
PPWR wyraźnie zobowiązuje dostawców opakowań lub materiałów opakowaniowych do przekazania informacji i dokumentów potrzebnych do wykazania zgodności.
Dane dostawców stają się więc częścią bazy danych, na której opierają się kolejne procesy.
Dostawca → dane opakowań → dowody → dokumentacja techniczna → deklaracja zgodności
Jak można rejestrować dane dostawców w PakPruvo?
PakPruvo umożliwia pozyskanie potrzebnych informacji o opakowaniach od dostawcy, a następnie przejęcie ich do własnego rekordu danych opakowania.
Dane dostawców można sprawdzić, zanim wejdą w dalszy proces.
Dzięki temu nie trzeba za każdym razem zbierać danych z e-maili, arkuszy czy pojedynczych plików.
Informacje pozostają powiązane z odpowiednimi danymi opakowania.
Jakie dane dostawców mogą być istotne dla opakowań?
Jakie dane są potrzebne, zależy od danego opakowania i wymagań, które do niego się stosują.
PakPruvo może strukturalnie opisywać opakowania na poziomie komponentów i zarządzać między innymi następującymi informacjami materiałowymi:
- Materiał
- Waga
- Skład materiału
- Udziały materiałów
- Udział recyclatu
- wielowarstwowa struktura kompozytowa
Informacje z łańcucha dostaw można dzięki temu umieścić tam, gdzie merytorycznie należą: przy danym opakowaniu lub komponencie opakowania.
Jak w PakPruvo zarządza się dowodami?
Dane dostawców i dowody to nie to samo.
Wartość danych opisuje na przykład materiał lub właściwość. Powiązany dokument może dokumentować źródło lub podstawę tej informacji.
PakPruvo umożliwia więc strukturalne zarządzanie dowodami.
Mogą do nich należeć na przykład:
- raporty z badań
- specyfikacje
- certyfikaty
- oświadczenia
- inne istotne dokumenty
Dowody można rejestrować w PakPruvo i przypisywać merytorycznie.
Przypisanie może dotyczyć produktu, opakowania, komponentu, materiału lub dostawcy.
Dzięki temu widać, do której części rekordu danych opakowania należy dokument.
Dlaczego samo przechowywanie dokumentów nie wystarczy?
PDF w folderze to na początku tylko plik.
Dla bieżącego procesu opakowań ważne są dalsze pytania:
Do którego opakowania należy dokument?
Jakiego komponentu dotyczy?
Od którego dostawcy pochodzi?
Do jakiej informacji materiałowej jest przypisany?
Czy dokument jest nadal aktualny?
Im większy asortyment i im więcej dostawców, tym trudniej śledzić te powiązania wyłącznie przez foldery i nazwy plików.
PakPruvo łączy więc dokumenty z ich merytorycznym kontekstem.
Co się dzieje przy zmianie dostawcy?
Dane opakowań nie pozostają na zawsze niezmienne.
Dostawca może się zmienić. Materiały mogą zostać dostosowane. Komponent opakowania może zostać zmieniony albo nowy dowód może zastąpić poprzedni stan.
Wtedy nie wystarczy zapisać tylko najnowszego pliku.
Musi być możliwe ustalenie, który stan danych należy do której wersji opakowania.
PakPruvo łączy więc dane opakowań, dowody i wersje w tym samym procesie.
Zmiany można prześledzić bez prostego nadpisywania wcześniejszych stanów dokumentów.
Jak dane dostawców wiążą się z dokumentacją techniczną?
Dokumentacja techniczna stanowi podstawę oceny zgodności opakowania.
Załącznik VII PPWR opisuje wymagania wobec tej dokumentacji. Artykuł 16 jednocześnie wskazuje, że dostawcy muszą przekazać wytwórcy informacje i dokumenty potrzebne do wykazania zgodności.
W praktyce spotykają się dwie sfery danych: wewnętrzne dane opakowań oraz informacje i dokumenty z łańcucha dostaw.
PakPruvo łączy je w jednym wspólnym procesie.
Od informacji dostawcy do deklaracji zgodności
Możliwy przepływ danych wygląda tak:
Dostawca → dane dostawcy → opakowanie i komponent → dane materiałowe → dowody → dokumentacja techniczna → kontrola i zatwierdzenie → deklaracja zgodności
Proces PPWR nie zaczyna się więc dopiero przy tworzeniu dokumentu.
Dane i dokumenty, na których opiera się ten dokument, są wcześniej strukturalnie powiązane.
Czy PakPruvo może automatycznie oceniać informacje prawnie?
Nie.
PakPruvo strukturalizuje dane, dowody, dokumenty i wersje oraz udostępnia je dalszym procesom.
Oprogramowanie nie zastępuje merytorycznej ani prawnej kontroli i nie ustala automatycznie, czy opakowanie spełnia wszystkie obowiązujące dla niego wymagania PPWR.
Treść, kontrola i zatwierdzenie pozostają po stronie odpowiedzialnej firmy.
Dlaczego nie zarządzać danymi dostawców osobno od danych opakowań?
Dane dostawców nie są samodzielnym procesem pobocznym.
Należą do opakowania, którego dotyczą.
Dlatego PakPruvo łączy:
Rekord danych opakowania → komponenty → materiały → dane dostawców → dowody → dokumentacja → deklaracja zgodności → wersja
Zachowany zostaje związek między informacją, źródłem, opakowaniem i dokumentem.