Gestionar datos de proveedores y justificantes para el PPWR
La ficha técnica ha llegado. ¿A qué envase corresponde?
Una especificación llega por correo, el informe de ensayo está en compras y la declaración de conformidad en otra carpeta. Como muy tarde ante una consulta de un cliente, alguien debe reunir los archivos y revisar sus referencias.
PakPruvo permite archivar documentos en el contexto del producto y asociarlos a los objetos adecuados. Desde Professional también mantiene contactos de proveedores y vincula proveedores con componentes del envase.
Para compras, aseguramiento de la calidad y responsables de producto
Esta página se dirige a equipos que obtienen datos de envases de proveedores, revisan documentos y reúnen información para clientes o controles internos. Es especialmente relevante cuando intervienen varios proveedores en un envase o las especificaciones cambian regularmente.
Qué problemas puede abordar
Contactos y documentos se guardan por separado
En la gestión de proveedores registra nombre, país, datos de contacto y notas, entre otros. Los componentes pueden tener referencias a proveedores. Así, el contacto está junto a los datos que generan preguntas.
Un documento se utiliza para varias partes
Una ficha general no cubre automáticamente todos los usos. En PakPruvo define la referencia al asociar un documento, por ejemplo a un producto, componente, material o proveedor. Su equipo verifica si el contenido cubre el uso concreto.
Una nueva especificación sustituye la base anterior
Debe comprobar los datos y documentos afectados. Puede asociar archivos nuevos y modificar datos de envases. Para datos compartidos, la biblioteca permite trabajar con versiones seleccionadas desde Professional.
Ejemplo: un tarro, tres proveedores
Para un producto envasado compra el recipiente de vidrio, el cierre y la etiqueta a empresas distintas. Los componentes tienen datos propios. Puede guardar la especificación del vidrio junto al recipiente, los documentos del cierre en ese componente y la especificación de material de la etiqueta en su referencia.
Si cambia el recubrimiento del cierre, el equipo puede revisar selectivamente los datos y documentos correspondientes. Un archivo nuevo no confirma automáticamente que la declaración anterior siga siendo adecuada.
De la respuesta del proveedor al documento asociado
PAKPRUVO · PROCESO DE TRABAJO
Aclarar necesidades
¿Qué datos o documentos faltan?
Solicitar al proveedor
Por sus canales de comunicación existentes
Guardar archivos
Registrar documentos en el contexto del producto
Seleccionar referencia
Producto, componente, material o proveedor
Revisar técnicamente el contenido
Contrastar uso y alcance de las afirmaciones
Solicitudes al proveedor por sus canales de comunicación existentes
La solicitud al proveedor se realiza por sus canales habituales. PakPruvo sirve para el archivo y la asociación posteriores.
- Aclarar necesidades: identificar los componentes sin datos o justificantes.
- Solicitar documentos: contactar al proveedor por los canales existentes e indicar el envase o especificación.
- Guardar archivos: registrar documentos disponibles en el contexto del producto y mantener estado y validez.
- Seleccionar referencia: asociar el documento al producto, componente, material, proveedor o declaración adecuados. También pueden servir de referencia los campos personalizados.
- Revisar el contenido: comprobar que documento, versión de datos y uso previsto encajan. Aclarar dudas con el proveedor.
¿Qué documentos pueden ser pertinentes?
- Especificaciones técnicas y fichas de materiales.
- Informes de ensayo y justificantes de proveedores.
- Documentos sobre contenido reciclado o información de reciclaje.
- Planos y otros documentos relacionados con productos o envases.
Tipo, estado y validez ayudan a clasificarlos. Qué documentos son necesarios y suficientes depende del envase, del uso y de los requisitos aplicables.
Qué expresa una asociación
La asociación muestra la referencia elegida de un documento. No revisa automáticamente su contenido. Por ejemplo, un valor de contenido reciclado no queda confirmado por el mero hecho de guardar un documento en el proveedor.
La relación técnica entre valor, especificación y prueba debe desprenderse de sus datos y del contenido del documento. Este trabajo crea una base de datos y documentos para su documentación técnica.
Preguntas sobre proveedores y justificantes
¿Los proveedores pueden subir documentos directamente?
Un portal separado de proveedores no forma parte de las funciones aquí descritas. Su equipo recibe los documentos y los mantiene en PakPruvo. La comunicación utiliza sus canales existentes.
¿PakPruvo revisa el contenido de los PDF?
Subir un archivo no valida técnicamente su contenido. El equipo revisa contenido, ámbito y, cuando corresponda, firmas o referencias normativas.
¿Nuestros documentos de proveedores se hacen públicos?
Los justificantes internos no aparecen automáticamente en la página pública. Una declaración emitida puesta a disposición puede ofrecerse por separado para descargar.
¿Podemos exportar todos los justificantes como ZIP de auditoría?
Desde Professional, la exportación contiene datos estructurados, registro de cambios y PDF disponibles de declaraciones emitidas o sustituidas. Los documentos de proveedores y los informes de ensayo internos no se incorporan automáticamente como archivos.
Hablemos del recorrido del proveedor a la ficha del producto
Indíquenos departamentos implicados, documentos habituales y puntos donde surgen dudas. Veremos cómo organizar estos datos y documentos en PakPruvo.
Solicitar una conversación sobre gestión de justificantes
Más información
La selección y evaluación técnica de documentos sigue siendo responsabilidad de la empresa. La Comisión Europea facilita información general sobre el PPWR.